Bagi Anda yang memiliki bisnis perdagangan barang, adanya sistem inventory sangat bermanfaat dalam menjaga stok barang dagangan dan melancarkan keuntungan. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan sistem inventory serta apa saja manfaatnya? Bagaimana tips pengelolaan stok barang agar bisa tetap menunjang keuntungan bisnis? Simak dahulu penjelasannya berikut ini.
Pengertian Sistem Inventory
Inventory dalam istilah bahasa Indonesia berarti persediaan. Sistem inventory secara umum berarti sistem pengaturan data persediaan barang yang berkaitan dengan aktivitas logistik sebuah perusahaan. Barang-barang tersebut disimpan dengan tujuan tertentu. Tujuan ini bergantung pada skala perusahaan dan kebijakan dari manajemen. Misalnya saja pada sebuah toko kelontong kecil, barang disimpan untuk langsung dijual kembali.
Namun pada sebuah perusahaan besar, ada barang yang disimpan untuk produksi, untuk dijual kembali, atau bahkan barang suku cadang untuk mesin produksi. Tujuan tersebut nantinya akan menentukan sistem penyimpanan yang tepat untuk digunakan.
Manfaat Sistem Inventory Management
Menjalankan Manajemen Inventory dengan benar dapat mempengaruhi kondisi perusahaan dan dapat membantu mengendalikan biaya yang timbul. Dengan memanfaatkan Sistem Inventory Management adalah solusi yang memberikan informasi akurat mulai dari melacak pembelian, tingkat persediaan dan penjualan di Sistem Point of Sale (POS) dan akhirnya membuat proses inventory menjadi lebih efektif.
Software Inventory Managemeny memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan. Berikut adalah 6 fungsi dasar yang harus dimiliki Software Inventory Management:
1. Manajemen Persediaan Sederhana
Salah satu fungsi kunci dari Software Inventory Management adalah membuat proses pengeloaaln persediaan menjadi lebih mudah dan efisien. Dengan otomatisasi sistem persediaan pengelolaan persediaan akan lebih mudah serta menghemat waktu dan uang. Proses Purchase Order, Peneriman, Transfer hingga Return akan dapat diproses dengan cepat dan akurat. Hasilnya keputusan yang diambil akan lebih tepat dan cerdas.
2. Inventory Control
Mengelola dan menjaga keseimbangan persediaan merupakan tugas yang menantang. Memiliki stok terlalu sedikit dapat menyebabkan kehabisan stok dan mengecewakan pelanggan dan menyebabkan kemungkinan kerugian sementara kelebihan stok bisa memakan ruang di gudang. Software Inventory Management dapat melacak tingkat stok rendah dan mengatur pemesanan ulang otomatis untuk setiap produk.
3. Menyeimbangkan Supply = Demand
Memberikan data yang akurat kapan Inventory harus dipesan menyesuaikan dengan kebutuhan berdasarkan analisa berdasarkan penjualan dan stock terkini atau Suggested Order Quantity (SOQ). Merupakan contoh fitur dari Software Inventory Manajemen yang berkualitas.
4. Identifikasi Service Rate
Dapat mengidentifikasi Service Rate baik internal ataupun eksternal (supplier). Dari Service Rate dapat membantu analisa jika ingin membuka beberapa gudang regional yang berlokasi di dekat pelanggan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan tingkat layanan melalui Informasi yang disediakan Software Inventory Management.
5. Laporan inventory
Software Inventory Management akan secara otomatis menghasilkan laporan. Baik itu laporan persediaan terkini, minimum stock, slow moving stock hingga laporan perkiraan/ forecasting.
6. Pelacakan Serial Number
Fungsi lain dari Software Inventory Manajemen yang cukup penting adalah pelacakan Serial Number. Software Inventory Management System yang baik akan dapat mengelola jumlah Serial Number yang tidak terbatas, sejak saat inventory diterima dan hingga waktu dikeluarkannya.
Jangan ragu untuk berinvestasi dalam Software Inventory Management karena manfaatnya instant akan dapat dirasakan.
Tips Pengelolaan Sistem Inventory
Setelah mengetahui manfaatnya, berikut beberapa tips bagi Anda untuk mengelolanya:
- Tata tempat penyimpanan gudang dengan efektif dan efisien, pisahkan jenis barang sesuai kategori agar mudah dicari, berikan label khusus untuk tiap barang dan atau kategori
- Buat sistem pencatatan barang yang rapi, Anda bisa menentukan untuk mencatat barang berdasarkan waktu datang ataupun jumlah stok
- Kenali kebutuhan perusahaan Anda, jika skala usaha Anda cukup besar bisa dipertimbangkan untuk memanfaatkan perangkat lunak khusus untuk pencatatan barang
- Sesuaikan dengan bujet yang dimiliki, memilih untuk menyerahkan pencatatan barang pada staf khusus secara manual atau memakai teknologi sama-sama harus dihitung keuntungan dan kerugiannya
- Disiplin dalam pencatatan
Kesimpulan
Itulah serba-serbi tentang sistem inventory yang sebaiknya Anda ketahui. Setelah ini Anda bisa menerapkan sistem inventory yang efektif agar tidak kehilangan keuntungan yang diinginkan. Jangan lupa pula untuk selalu menyesuaikan penggunaannya dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan.
Untuk melakukan pemantauan inventory secara mudah dan realtime, Anda bisa menggunakan inventory management software berbasis cloud yang memiliki fitur pengelolaan stok seperti Jurnal.
Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan memiliki fitur terlengkap untuk semua jenis bisnis di Indonesia seperti fitur pengelolaan stok, penggajian, penghitungan aset dan perpajakan, juga otomatisasi lebih dari 100 jenis laporan keuangan untuk kemudahan pengembangan bisnis Anda.