Pada era yang serba canggih saat ini berbagai pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah dengan bantuan teknologi. Banyak pekerjaan yang sudah terbantu oleh hadirnya teknologi ini. Beberapa diantaranya seperti pekerjaan rumah, pekerjaan di pabrik serta layanan fasilitas umum. Hadirnya semua ini menjadikan sesuatu yang jauh terasa dekat.
Di tahun sebelum adanya perkembangan teknologi ini absensi yang dilakukan secara manual. Pekerja yang ada di kantor dan siswa yang ada di sekolah melakukan absensi menggunakan kertas yang berisikan nama dari masing-masing pekerja atau siswa. Kini dengan adanya teknologi yang berupa aplikasi absensi pegawai para pekerja ataupun murid dapat dengan mudah melakukan absensi menggunakan smartphone.
Mulai banyak bermunculan aplikasi-aplikasi absensi pegawai di Indonesia. Tujuannya adalah membantu pengecekan kehadiran seseorang di tempat kerja maupun di sekolah. Salah satu keuntungannya adalah dengan menggunakan aplikasi absensi pegawai ini data yang disajikan lebih akurat. Bagi Anda yang masih bingung untuk memilih aplikasi apa yang digunakan untuk absensi online, terdapat beberapa rekomendasi yang patut diketahui.
Tips Memilih Aplikasi Absensi Pegawai
Sebelum memilih serta menggunakan aplikasi absensi pegawai ada beberapa tips agar tidak memberatkan anggaran yang dikeluarkan nantinya. Sebenarnya menggunakan aplikasi absensi pegawai ini adalah sebuah bentuk investasi jangka panjang perusahaan yang dapat meningkatkan produktivitas pekerja. Inilah tips yang dibutuhkan sebelum memilih aplikasi absensi pegawai.
-
On-premise atau Cloud Storage
Ada 2 jenis pengolahan data pada aplikasi absensi pegawai ini yaitu on-premise dan cloud storage. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan. Kekurangan on-premise adalah memiliki biaya yang lebih tinggi, akses terbatas, data mudah hilang namun memiliki keamanan yang tinggi. Sistem on-premise ini memerlukan tenaga engineer untuk melakukan maintenance. Sedangkan cloud storage memiliki biaya yang cukup terjangkau dan juga praktis.
-
Mudah Diakses dan Dipahami
Salah satu tips penting dalam memilih aplikasi absensi adalah kemudahan akses. Pengaksesan aplikasi dapat berjalan tidak hanya pada satu alat seperti bisa digunakan melalui smartphone dan desktop sekaligus. Bukan hanya itu tetapi juga harus memperhatikan kemudahan dan kenyamanan tampilan UI/UX aplikasi tersebut.
-
Fitur Lengkap dan Adaptif
Kelengkapan fitur yang menjadikan suatu aplikasi memiliki nilai plus saat digunakan karena tersedia berbagai kemudahan dalam 1 aplikasi. Selain fitur yang lengkap pilihlah aplikasi yang adaptif yaitu mudah untuk menyesuaikan penggunaan. Fitur yang dimiliki oleh aplikasi dapat menyesuaikan dengan kebutuhan berbagai generasi. Seperti fleksibilitas, fitur benefit, dan juga fitur berbagi informasi antar karyawan.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Pegawai
Pastinya banyak sekali keuntungan menggunakan aplikasi absensi pegawai ini. Seperti yang sudah dijelaskan tentang jenis pengolahan datanya, cloud storage lebih mudah digunakan dan tidak memerlukan keahlian khusus untuk menggunakanya. Ternyata tidak hanya itu saja keuntungan aplikasi absensi pegawai berbasis cloud storage, terdapat tiga keuntungan lain yaitu :
-
Memiliki Sistem Keamanan yang Tinggi
Tentunya semua perusahaan ingin menjadi data-data pentingnya tidak bocor ataupun hilang. Untuk itu sistem cloud menggunakan jaringan internasional dengan data yang terpusat dan dapat di-back up, sehingga data dapat dipulihkan kembali jika rusak maupun hilang. Beberapa server yang digunakan untuk sistem cloud ini adalah Amazon Web Service (AWS) dan Windows Azure.
-
Menghemat Biaya
Sistem pengolahan data jenis cloud storage ini sangat praktis. Jadi tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli perlengkapan lain untuk menjalankan aplikasi absensi pegawai ini. Serta tidak lagi menyewa jasa seorang ahli IT untuk melakukan pemasangan serta maintenance.
-
Efisien
Maksud dari efisien disini adalah dapat menghemat waktu untuk pengecekan kehadiran pekerja serta produktivitas mereka. Selain itu, dapat juga dengan mudah melihat tunjangan dan gaji pekerja, hingga dapat memantau aset perusahaan yang diberikan pada pekerja seperti kendaraan dinas.
Aplikasi absensi pegawai ini tidak hanya diperuntukkan untuk HRD tetapi, aplikasi absensi pegawai berbasis cloud juga memberikan kemudahan bagi karyawan. Pada aplikasi tersebut, karyawan dapat melihat riwayat kerjanya dan dapat mengajukan permohonan cuti dengan lebih praktis.
Rekomendasi Beberapa Aplikasi Absensi Pegawai
Semakin banyaknya aplikasi absensi pegawai yang tersedia membuat suatu perusahaan atau sekolah bingung untuk memilih serta menggunakannya. Pemilihan tersebut harus benar dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu berikut rekomendasi aplikasi absensi pegawai yang dapat diterapkan di perusahaan dan sekolah.
-
Talenta by Mekari
Aplikasi pertama adalah Talenta by Mekari yang memiliki fitur seperti pengelolaan shift, rekap laporan absensi otomatis, dan juga absensi secara langsung yang dilengkapi fitur GPS sehingga Anda dapat memantau karyawan secara real-time. Aplikasi ini cocok untuk digunakan oleh unit bisnis kecil dan menengah seperti retail, F&B, pelayanan jasa, dan juga private-business untuk mempermudah segala urusan dalam mengelola karyawan. Dapat diunduh digunakan oleh pengguna android maupun IOS.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Talenta by Mekari
Untuk memastikan agar perusahaan bisa efektif dalam menggunakan suatu aplikasi, tim HR perlu memastikan bahwa aplikasi tersebut memiliki keuntungan yang tidak dimiliki oleh layanan lain yang sejenis. Di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang bisa diperoleh HR apabila perusahaannya menggunakan aplikasi absensi online dari Talenta:
- HR dapat melihat data absensi dan report karyawan.
- HR dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya.
- HR dapat mendownload data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya.
- HR dapat melihat statistik harian karyawan.
Selain itu, HR wajib untuk mengoprek kembali lebih dalam apa saja yang dimiliki oleh aplikasi absensi tersebut dan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memudahkan HR dalam mengelola karyawannya. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co atau bisa langsung daftar sekarang juga.
-
Sleekr
Sleekr dapat digunakan oleh HR Admin maupun HR Manager dalam mengelola absensi karyawan secara praktis dan mudah. Begitu pula dengan karyawan, mereka dapat dengan mudah mengetahui dan mengontrol absensi hingga mengurus cuti tahunan dalam satu aplikasi.
Selain dapat mengelola absensi karyawan, Sleekr juga menyediakan layanan perhitungan payroll, perhitungan pajak penghasilan hingga SPT, klaim, overtime atau lembur, dan database karyawan. Hingga saat ini, Sleekr sudah digunakan oleh ribuan perusahaan di Indonesia seperti Tokopedia, Halodoc, dan Go-Life.
-
Clocktify
Clockify adalah aplikasi absensi pegawai gratis. Kelebihan aplikasi ini selain gratis adalah jumlah karyawan yang dapat diatur dengan aplikasi ini juga tidak terbatas. Clockify memiliki fitur standar pengelolaan absensi karyawan yaitu timesheet dan time tracker. Clockify juga memiliki fitur performance and project review untuk memudahkan Anda dalam memantau kinerja karyawan.
Kesimpulan dan Penutup
Penjelasan serta tips diatas dapat Anda gunakan sebagai referensi aplikasi absensi pegawai yang akan diterapkan di suatu perusahaan atau sekolah. Menggunakan aplikasi tersebut memberikan banyak manfaat yaitu efektif dan data yang disajikan akurat. Tidak ada salahnya memanfaatkan adanya teknologi ini selagi memberi manfaat untuk memudahkan pekerjaan.
Dengan berbagai kemudahan yang ditawarkan saat ini mudah bagi Anda untuk memilih mana yang cocok dengan kebutuhan. Namun jangan asal memilih dan menggunakan teknologi baru ini. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yaitu seperti biaya yang dikeluarkan, keamanan data yang terjamin. Jangan sampai dengan kemudahan ini menjadikan Anda bergantung sepenuhnya dan tidak memperhatikan kelemahan penggunanya.